Дополнительный информационный материал
1
Работа с поставщиками
Данный алгоритм можно использовать как образец для мелких закупок (до 100 тыс.)
Один из важных аспектов работы
Алгоритм работы (для понимания общего принципа. В каждой организации используется свой формат закупок)
2
Техническое задание
Техническое задание
Документ, описывающий требования, спецификации и цели проекта или продукта, который необходимо разработать или закупить. Это основа для взаимопонимания между заказчиком и исполнителем (поставщиком). ТЗ помогает избежать разногласий и недопонимания в процессе работы
Расшифровка *
3
Запрос коммерческих предложений
Запрос коммерческих предложений
Запрос коммерческих предложений – это формальный процесс, в ходе которого потенциальные поставщики приглашаются представить свои предложения на поставку товаров или услуг. Цель – получить информацию о ценах, условиях, сроках и других параметрах, чтобы сравнить предложения и выбрать наиболее выгодное.
4
Заключение договора
Основные разделы договора
Преамбула:
Содержит наименование договора, дату и место заключения, полные реквизиты сторон (наименование организации, юридический адрес, банковские реквизиты, ФИО и должность представителя, действующего на основании устава или доверенности).
Пример:
Пример: "Настоящий Договор поставки (далее – "Договор") заключен "10" декабря 2025 года в г. Москва между ООО "Ресторан Вкуса", именуемым в дальнейшем "Покупатель", в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО "АгроМир", именуемым в дальнейшем "Поставщик", в лице Генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые "Стороны"…"
Предмет договора:
Определяет, какие продукты поставляются, в каком количестве и какого качества. Важно точно указать наименование продукции (например, "Помидоры свежие, сорт 'Бычье сердце'"), количество (например, "100 кг в неделю"), требования к качеству (например, "Помидоры должны быть спелыми, без повреждений, диаметром не менее 6 см"). Можно сослаться на спецификацию, которая будет являться неотъемлемой частью договора.
Пример:
""Поставщик обязуется поставлять Покупателю, а Покупатель обязуется принимать и оплачивать свежие овощи (далее – "Товар") в ассортименте, количестве и по ценам, указанным в Спецификации (Приложение №1 к настоящему Договору), являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора."
Качество товара:
Описывает требования к качеству продукции. Можно сослаться на ГОСТы, ТУ или другие стандарты. Важно указать, какие документы подтверждают качество товара (сертификаты, декларации соответствия, ветеринарные свидетельства и т. д.).
Пример:
"Качество поставляемого Товара должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 70575-2022 "Овощи свежие тепличные. Технические условия" и подтверждаться соответствующими сертификатами соответствия и декларациями соответствия, предоставляемыми Поставщиком вместе с каждой партией Товара." Или: "Качество поставляемой говядины должно соответствовать требованиям, предъявляемым к охлажденному мясу категории А, согласно внутренним стандартам Покупателя (Приложение №2 к настоящему Договору)."
Цена товара и порядок расчетов
Определяет цену за единицу товара, общую стоимость поставки, валюту платежа, порядок и сроки оплаты. Укажите, включен ли НДС в цену. Предусмотрите возможность изменения цены (например, в зависимости от рыночной конъюнктуры) и порядок согласования таких изменений.
Пример:
"Цена за единицу Товара указана в Спецификации (Приложение №1 к настоящему Договору). Общая стоимость поставки определяется на основании фактического количества поставленного Товара и цен, указанных в Спецификации. Оплата Товара производится Покупателем в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты получения Товара и подписания товарной накладной, путем перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика." Можно добавить: "Стороны пришли к соглашению, что цена на [наименование продукции] может быть пересмотрена Поставщиком один раз в квартал при изменении рыночной цены на [процент] и более. О предстоящем изменении цены Поставщик уведомляет Покупателя не позднее, чем за 30 (тридцать) календарных дней до даты вступления новых цен в силу. Новые цены подлежат согласованию Сторонами и оформляются дополнительным соглашением к настоящему Договору."
Условия поставки
Определяют сроки, место, способ доставки товара. Укажите, кто несет ответственность за доставку и разгрузку товара, а также кто несет риски случайного повреждения товара. Важно четко прописать, что именно считается датой поставки (например, дата подписания товарной накладной).
Пример:
"Поставка Товара осуществляется Поставщиком собственным транспортом по адресу: [адрес склада Покупателя] в сроки, указанные в Заявке Покупателя. Датой поставки считается дата подписания товарной накладной уполномоченным представителем Покупателя. Риск случайного повреждения Товара переходит от Поставщика к Покупателю с момента подписания товарной накладной." Или: "Поставка Товара осуществляется партиями на условиях DDP* [Инкотермс 2020] (адрес Покупателя). Поставщик обязан уведомить Покупателя о готовящейся поставке не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до предполагаемой даты поставки."
*DDP (Delivered Duty Paid) — «Поставка с оплатой пошлины» продавец исполняет свои обязательства по внешнеторговому контракту, когда передаёт покупателю продукцию, готовую к выгрузке в назначенном пункте и прошедшую оформление в таможне как при вывозе, так и при ввозе.
Приемка товара
Описывает порядок приемки товара по количеству и качеству. Укажите сроки, в течение которых Покупатель должен уведомить Поставщика об обнаруженных недостатках. Предусмотрите процедуру составления акта о расхождениях.
Пример:
"Приемка Товара по количеству и качеству осуществляется Покупателем в момент поставки. В случае обнаружения несоответствия Товара требованиям по качеству или количеству, Покупатель обязан немедленно уведомить об этом Поставщика и составить двухсторонний акт о расхождениях. Акт о расхождениях должен быть подписан уполномоченными представителями обеих Сторон. Претензии по качеству Товара принимаются Покупателем в течение 24 (двадцати четырех) часов с момента поставки."
Ответственность сторон
Определяет ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору. Предусмотрите штрафные санкции за нарушение сроков поставки, некачественную продукцию, нарушение сроков оплаты и т. д. Размер штрафных санкций должен быть разумным и соразмерным нарушению.
Пример:
"В случае нарушения Поставщиком сроков поставки Товара, Поставщик уплачивает Покупателю пеню в размере 0,1% от стоимости не поставленного в срок Товара за каждый день просрочки. В случае поставки Товара ненадлежащего качества, Поставщик обязуется заменить некачественный Товар на качественный в течение 48 (сорока восьми) часов с момента получения уведомления от Покупателя, либо возместить Покупателю стоимость некачественного Товара. В случае нарушения Покупателем сроков оплаты Товара, Покупатель уплачивает Поставщику пеню в размере 0,1% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки." Важно: убедитесь, что размер пени не превышает установленный законом предел.
Форс-мажор
Определяет обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности за неисполнение обязательств по договору (стихийные бедствия, войны, забастовки, решения государственных органов и т. д.). Укажите, в течение какого срока сторона, ссылающаяся на форс-мажор, должна уведомить другую сторону о наступлении таких обстоятельств.
Пример:
"Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), таких как: стихийные бедствия (землетрясения, наводнения, ураганы и т.д.), военные действия, забастовки, решения государственных органов, препятствующие исполнению обязательств по настоящему Договору. Сторона, ссылающаяся на форс-мажорные обстоятельства, обязана в течение 5 (пяти) календарных дней с момента их наступления уведомить другую Сторону в письменной форме с предоставлением подтверждающих документов, выданных компетентными органами."
Разрешение споров
Определяет порядок разрешения споров, возникающих между сторонами. Укажите, в каком суде будут рассматриваться споры (например, Арбитражный суд г. Москвы). Желательно предусмотреть возможность досудебного урегулирования споров (например, путем переговоров или медиации*).
*Медиация — это процесс переговоров с участием посредника, который помогает конфликтующим в разрешении конфликта. В роли такого посредника чаще всего выступает один человек, но могут выступать группы профессионалов или даже государства. Основная задача медиатора — поиск оптимального решения, которое сохранит права и законные интересы каждой стороны. Таким образом, переговоры проводятся участниками конфликта без посредника, а медиация — с его привлечением.
Пример:
"Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами по вопросам, не урегулированным настоящим Договором, разрешаются путем переговоров. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров, они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации."
Срок действия договора
Укажите срок, в течение которого действует договор. Можно предусмотреть автоматическую пролонгацию договора на новый срок, если ни одна из сторон не заявит о его расторжении.
Пример:
"Настоящий Договор вступает в силу с даты его подписания обеими Сторонами и действует в течение 1 (одного) года. Если ни одна из Сторон не заявит о расторжении Договора за 30 (тридцать) календарных дней до окончания срока его действия, Договор автоматически пролонгируется на следующий год на тех же условиях."
Порядок изменения и расторжения договора
Определяет условия, при которых договор может быть изменен или расторгнут
Пример:
"Любые изменения и дополнения к настоящему Договору имеют силу только в том случае, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих Сторон. Настоящий Договор может быть расторгнут по соглашению Сторон, либо в одностороннем порядке в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации."
Заключительные положения
Могут содержать иные условия, которые стороны считают необходимыми (например, о конфиденциальности, о применимом праве)
Пример:
"Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон. Все приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью."
Приложения к договору:
Включают спецификации, графики поставок, образцы продукции, сертификаты соответствия, протоколы согласования цен и другие документы, которые являются неотъемлемой частью договора.
Согласование договора
Прежде чем подписывать договор, внимательно прочитайте его и убедитесь, что все условия вам понятны и приемлемы. Если у вас есть какие-либо замечания или предложения, обсудите их с поставщиком и внесите необходимые изменения в договор. Не стесняйтесь задавать вопросы и требовать разъяснений.
Подписание договора
Договор должен быть подписан уполномоченными представителями обеих сторон. Убедитесь, что у представителя поставщика есть все необходимые полномочия (например, действующая доверенность). После подписания договора получите свой экземпляр.
Образец договора
Для общего понимания составления договора (в каждой организации используются свои правила составления договоров и проведения закупок)
5
Термины и расшифровка
Служба продовольственного обеспечения